De Specialist: Sturen op kostprijs

Bij sturen op kostprijs denken veel mensen aan kostenverdeel­staten en financiële overzichten. Maar dit begrip is veel ruimer. Het is de basis van elk bedrijf dat gezond wil blijven en continuïteit wil.

Iedereen weet dat je als bedrijf winst moet maken om gezond te blijven. Sommigen denken weliswaar dat winst de enige doelstelling van een bedrijf is, maar dat is (althans in Europa) niet zo. Winst is een middel om continuïteit van het bedrijf te verkrijgen. Hier heb ik al eerder over geschreven.

De vraag is nu: hoe weet ik dat ik winst ga maken en hoe doe ik dat? Dat doe je met sturen op de kostprijs. Eerst de kostprijs. Dit is compleet wat anders dan een verkoopprijs! De kostprijs is het totaal van de kosten die een bedrijf maakt bij het uitvoeren van een opdracht. De verkoopprijs is het bedrag dat de klant (markt) ervoor over heeft om deze opdracht te laten uitvoeren door jou.

Verkoopprijs

Let dus op dat de kostprijs door het bedrijf zelf wordt bepaald en de verkoopprijs door de markt. Pas als de verkoopprijs hoger is dat de kostprijs maak je winst. De kostprijs is zeer bedrijfseigen, want hierin zitten niet alleen de bedrijfskosten versleuteld, maar ook de (in)efficiency van een bedrijf. Dat zit zo: stel dat ik acht uur met een order denk bezig te zijn. Dan is de kostprijs uurtarief x deze acht uur. De verkoopprijs is wat hoger zodat ik winst ga maken. Ik krijg de opdracht, maar door diverse oorzaken heb ik twaalf uur nodig om deze opdracht goed uit te voeren. Dan heb ik dus verlies, tenzij ik niets anders te doen heb.

Bij sturen op de kostprijs komen een aantal zaken samen, te weten:

• Het bepalen van uurtarieven voor kostenplaatsen
•   Het calculeren van orders, dit is de routing, de uren per kostenplaats en het tarief van die kostenplaatsen
• Het uitvoeren van deze orders volgens de aan deze calculatie ten grondslag liggende routing
• Het inkopen van materialen en onderdelen volgens de in de calculatie meegenomen inkoopprijs
• Het voorkomen van fouten, klachten en garantiekosten bij het uitvoeren van deze opdracht

We zien dat bij het sturen op de kostprijs alle belangrijke zaken in de bedrijfsvoering aan de beurt komen.

Rendement

Je kunt ook kijken naar het bedrijfsrendement. Uit de verlies-winstrekening volgt of het bedrijf daadwerkelijk winst maakt. Dit is op zich het meest betrouwbare cijfer en accountants richten zich voornamelijk hierop. Dit rendement heeft twee nadelen:

1. Het is aan het eind van een periode;
2. Het geeft wel een eventueel verlies aan, maar nooit de oorzaken daarvan.

Kortom, je ziet dus pas aan het eind van een periode dat er verlies is gemaakt en je moet dan eerst gaan uitzoeken wat daarvan de oorzaak is voordat je deze oorzaak kan gaan aanpakken. Dan ben je al erg laat.

Door te sturen op de kostprijs ben je, als je dat goed doet, veel actueler en concreter met verbeteringen bezig. Goed inzicht in de kostprijs betekent eerst inzicht in de uurtarieven hebben. Als een uurtarief op de juiste wijze middels een kostenverdeelstaat is berekend, zit daar ook alle inefficiëntie in. Dus als uurtarieven hoog zijn, moeten er verliezen in de organisatie zijn. Via de kostenverdeelstaat kan je daar inzicht in krijgen. Ook als de gecalculeerde kostprijzen steeds te hoog blijken ten opzichte van de markt, zijn er ergens verliezen in de organisatie, zijn er verkeerde uurtarieven berekend of is de routing van een order minder slim.

Zo heb ik meegemaakt bij een bedrijf dat in een nieuwe markt de gecalculeerde kostprijzen telkens tien procent te hoog waren. Dit continue verschil viel gewoon op. Daarop zijn we de vaststelling van de uurtarieven gaan onderzoeken en bleek er in een werkplaatstarief een dure 3D-meetmachine meegenomen te zijn. Die was voor de nieuwe markt totaal niet nodig, dus was het werkplaatstarief te hoog voor die markt. Dit is toen gecorrigeerd en vanaf dat moment waren de kostprijzen in lijn met die in de markt en werden de eerste orders verworven. Een mooi voorbeeld hoe simpele fouten in een kostenverdeelstaat leiden tot het missen van orders.

Kortom, het is van het grootste belang om goede uurtarieven te berekenen, deze correct en eerlijk te berekenen en deze te toetsen aan de markt die men bedient (of wil gaan bedienen). Blijken de uurtarieven te hoog, dan is het tijd om de oorzaak te zoeken en aan te pakken. Lean manufacturing blijkt een goed methode om inefficiëntie uit de organisatie te bannen.

Contact over dit onderwerp?
hartgers@pkm.nl of redactie@vraagenaanbod.nl