Exact Online stroomlijnt administratieve organisatie Flowdrill

Alhoewel Nederland de thuisbasis is van Flowdrill, reiken de ambities van het bedrijf veel verder dan de landsgrenzen. Naast de productiefaciliteit en hoofdkantoor in Houten beschikt het bedrijf over eigen vestigingen in Engeland, Frankrijk, Duitsland en de Verenigde Staten. Via deze kanalen verspreiden de Flowdrill-producten zich naar zo’n 60 landen wereldwijd. Typerende toepassingen van de Flowdrill-vloeiboren vinden we daarbij in de landbouw en automobiel-, sanitair-, meubel- en bouwindustrie. Hiervan vindt 96 procent zijn weg naar markten buiten Nederland.

Optimale flexibiliteit

Een goed geoliede, geïntegreerde administratie is binnen zo’n organisatie een eerste vereiste. Dat vindt ook Jens Steffen, wanneer we hem spreken over het gebruik van Exact Online voor Productie. ‘Na 7 jaar Exact Globe te hebben gebruikt, stapten we in juli 2015 over op Exact Online. Onze sales werd steeds mobieler en met vestigingen in verschillende landen hadden we behoefte aan een oplossing die niet aan een server is gebonden. Flexibiliteit; dat wilde we met de overstap op Exact Online bereiken. Ik mag wel zeggen dat die flexibiliteit volledig is bereikt. We hebben nu één geïntegreerd softwaresysteem voor al onze vestigingen in Nederland, Engeland, Frankrijk en de Verenigde Staten. En ik verwacht dat we Duitsland daar binnenkort ook aan kunnen gaan toevoegen.’

Positieve ervaringen

Wanneer gevraagd wordt naar de ervaringen met Exact Online, reageert Jens Steffen enthousiast: ‘Met Exact Online is onze organisatie volledig gestroomlijnd. Van het eerste verzoek om informatie en de eerste offerte tot de productieorder en -sturing, pakbon en uiteindelijke distributie – alles wordt via Exact Online geregeld. Het uitbrengen van offertes – of het nu een standaardofferte of maatwerk is – wordt met één druk op de knop werkelijkheid. Bovendien merken wij dat het geïntegreerde voorraadbeheer een grote stap vooruit is. Je hebt op ieder moment volledig inzicht in het voorraadpositie en het systeem waarschuwt ons automatisch wanneer er tekorten dreigen. Daarmee is een goedlopend productieproces op ieder moment gegarandeerd.’

Jens vervolgt over het werken met Exact Online: ‘Het systeem is eenvoudig te begrijpen en begeleidt je als gebruiker in alle fasen van het proces optimaal. Voor iedere gebruiker is een frontdashboard aangemaakt. Deze zijn volledig op de gebruiker afgestemd zodat hij of zij altijd weer in zijn eigen vertrouwde omgeving werkt. Dat verhoogt niet alleen de efficiency, maar blijkt ook belangrijk omdat er verschillende leeftijdsgroepen met het systeem werken. Die hebben hiermee elk hun eigen inrichting.’

Van reactief naar proactief

Exact Online voor Productie wordt binnen Flowdrill ook toegepast voor CRM. ‘Onze sales was reactief. Door gebruik te maken van de CRM-optie van Exact Online merken we dat klanten steeds proactiever worden benaderd. Gespreksnotities, prijsafspraken, kortingen en dat allemaal ook nog eens in verschillende valuta – alles is op ieder moment binnen handbereik. Dat geeft niet alleen een veel beter uitgangspunt bij de gesprekken met klanten, maar zet je vaak ook op een spoor naar nieuwe kansen.’

Dezelfde flexibiliteit kenmerkt ook de relatie de boekhouder. ‘Wij hebben geen eigen boekhoudafdeling meer maar maken tegenwoordig gebruik van een extern kantoor. Binnenkomende rekeningen worden in Exact Online gescand waar ter wereld die rekening ook binnenkomt. De verdere afwikkeling gebeurt door de externe boekhouder. Met die online samenwerking zijn de financiën altijd up-to-date en kan iedereen doen waar hij of zij sterk in is. Voor ons is dat: het ontwikkelen, produceren en leveren van hoogwaardige vloeiboren!’