Ondernemerszaken: Hoofdlijnen in de eerste twee jaar verzuim van een medewerker

Wanneer een medewerker een verzuimmelding doet, heeft een werkgever direct te maken met verschillende verplichtingen op grond van de Wet Verbetering Poortwachter. Vooral voor kleinere bedrijven kan het lastig zijn om overzicht te houden over alle stappen, termijnen en verantwoordelijkheden. Daarom worden hieronder de hoofdlijnen van verzuim gedurende de eerste twee jaar beschreven.

Op het moment dat een medewerker een verzuimmelding doet, is het belangrijk dat de werkgever de verzuimmelding zorgvuldig gaat registreren. Daarbij mag de werkgever niet vragen naar de medische oorzaak. Wel mogen praktische vragen worden gesteld, zoals:

Hoe lang de medewerker verwacht te verzuimen;

Welke werkzaamheden eventueel nog mogelijk zijn;

Hoe de medewerker bereikbaar is.

Persoonlijk en goed contact tussen de werkgever en de medewerker is in deze fase heel belangrijk. Regelmatig contact gaat helpen om de betrokkenheid bij het werk te behouden en gaat de kans op een succesvolle terugkeer naar het werk vergroten. Probeer te achterhalen of er werk gebonden factoren zijn en wat de medewerker nodig heeft om het verzuim te beperken. Schakel op tijd een passende interventie in.

Advies: Bij vijftig procent van alle verzuimmeldingen zijn er ook niet-medische factoren aanwezig. Probeer te letten op de signalen, bijvoorbeeld: een conflict op de werkvloer, privéproblemen zoals schulden, mantelzorg of een scheiding.

De rol van de bedrijfsarts

Al snel wordt de Arbodienst of de bedrijfsarts ingeschakeld. De bedrijfsarts gaat de belastbaarheid en de mogelijkheden van de medewerker beoordelen. De werkgever ontvangt geen medische informatie, maar advies over de belastbaarheid van de medewerker, eventuele aanpassingen van de werkzaamheden en de mogelijkheden van de re-integratie. De medewerker is verplicht om mee te werken aan redelijke voorschriften gericht op herstel en terugkeer naar het werk.

Wet Verbetering Poortwachter

Vanuit de Wet Verbetering Poortwachter hebben de werkgever en de medewerker een actieve inspanningsverplichting. Het doel is om langdurig verzuim zoveel mogelijk te voorkomen.

Er is een aantal belangrijke momenten:

Week 6: Probleemanalyse

Binnen zes weken in het verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse, als er sprake is van (dreigend) langdurig verzuim. Advies: Een goede voorbereiding helpt de werkgever en de medewerker verder. Denk samen na over wat je wilt weten van de bedrijfsarts en welke hulp nodig is om te zorgen voor een terugkeer naar het werk. En gaat het verzuim misschien langer duren? Informeer de medewerker dan op tijd over de vervolgstappen.

Week 8: Plan van aanpak

Werkgever en medewerker maken samen o.b.v. de probleemanalyse een plan van aanpak, hierin worden ook de afspraken beschreven. Om de zes tot acht weken wordt het periodieke evaluatie plan van aanpak geëvalueerd en eventueel aangepast. Dit meestal op basis van het laatste advies van de bedrijfsarts of de praktijkondersteuner.

Week 42: De 42e week melding bij UWV

Het UWV wordt op de hoogte gebracht van het langdurige verzuim en dat er misschien een medewerker voor de ‘poort’ staat (Wet Verbetering Poortwachter).

Arbeidsdeskundig onderzoek

Meestal wordt de IZP (inzetbaarheidsprofiel)/FML (functionele mogelijkhedenlijst) tussen week 45 tot 48 opgesteld. Hierin wordt door de bedrijfsarts meestal een advies gegeven voor een arbeidsdeskundig onderzoek. Dit is niet verplicht bij de Wet Verbetering Poortwachter, maar bij advisering door de arbeidsdeskundige wordt het sterk aanbevolen om dit uit te voeren. Advies: Betrek een arbeidsdeskundige erbij, die kan onderzoeken of terugkeer in het eigen werk of ander werk bij de eigen werkgever mogelijk is of dat er op tijd passend werk moet worden gezocht bij een andere werkgever.

De arbeidsdeskundige gaat in eerste instantie veel gegevens opvragen om het bedrijf in beeld te brengen, met als doel om met de werkgever en de medewerker in gesprek te gaan. De IZP/FML is leidend in het opstellen van het arbeidsdeskundig rapport. Daaruit volgt een advies. Dat advies kan zijn Spoor 1 of Spoor 2.

Re-integratie: Spoor 1

In eerste instantie wordt gekeken of de medewerker weer kan gaan werken binnen het eigen bedrijf. Dit wordt het eerste spoor genoemd. Dat kan bijvoorbeeld door tijdelijke aanpassingen van de werkzaamheden, aangepaste werktijden, gedeeltelijke werkhervatting of ander passend werk binnen het eigen bedrijf.

Re-integratie: Spoor 2

Als terugkeren binnen het eigen bedrijf niet mogelijk is, dan kan een tweede spoortraject nodig zijn. Daarbij wordt gekeken naar passend werk bij een andere bedrijf. Meestal wordt dit gestart rond het einde van het eerste verzuimjaar, wanneer duidelijk is geworden dat structurele terugkeer binnen het eigen bedrijf niet realistisch is. Het doel is om de werkhervattingskansen van de medewerker te vergroten.

Eerstejaarsevaluatie

Rond week 50 – 52 is de eerstejaarsevaluatie zodat werkgever en medewerker samen kunnen bekijken welke stappen er zijn gezet, wat de resultaten zijn en welke vervolgstappen nodig zijn. Oftewel: zit de re-integratie nog op de juiste koers voor een succesvolle re-integratie? Dit is belangrijk omdat het tweede verzuimjaar vaak bepalend is voor de uiteindelijke beoordeling door het UWV. Advies: De eerstejaarsevaluatie is een belangrijk document, onderteken het document en bewaar deze zorgvuldig in het dossier.

Evaluaties

De bedrijfsarts gaat de voortgang periodiek evalueren met de medewerker. Advies: Zijn er na het gesprek met de medewerker wijzigingen in de medische situatie en belastbaarheid, aanvullende re-integratieadviezen of bijstellingen in de probleemanalyse? Dan komen ze naar voren in het advies van de bedrijfsarts. Minimaal eens in de zes weken bespreken werkgever en medewerker de voortgang. Het is belangrijk om de uitkomsten te beschrijven en soms moet ook het plan van aanpak worden bijgesteld. Betrek hierin het advies van de bedrijfsarts.

Loondoorbetaling tijdens verzuim

Gedurende de eerste twee verzuimjaren (104 weken) is er een verplichting tot loondoorbetaling. Veel arbeidsovereenkomsten of cao’s bevatten afspraken over het percentage van het loon dat tijdens verzuim wordt betaald in het eerste jaar en in het tweede jaar.

Dossieropbouw is essentieel

Een zorgvuldig opgebouwd verzuimdossier is heel belangrijk. Het UWV gaat na bijna twee jaar beoordelen of de werkgever en de medewerker voldoende re-integratie inspanningen hebben geleverd. Wanneer het UWV aangeeft dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan, kan een loonsanctie volgen. Dit betekent in de praktijk een grote kostenpost voor de werkgever. 

Aanvraag WIA-uitkering

Na ongeveer 80 weken ontvangt de medewerker een bericht van het UWV over de mogelijkheden om een WIA-uitkering aan te vragen. Tot en met de 93e week mag de WIA-aanvraag worden ingediend door de medewerker. Advies: Voor deze aanvraag is het noodzakelijk dat werkgever en medewerker alle re-integratiekansen hebben benut en anders moeten de re-integratiekansen worden ‘gerepareerd’ en alle re-integratieactiviteiten moeten schriftelijk worden aangetoond. Het UWV gaat na 104 weken de mate van arbeidsongeschiktheid van de medewerker én de re-integratie inspanningen van de werkgever en de medewerker beoordelen. Als deze niet voldoet, volgt er mogelijk een loonsanctie. Bouw daarom een sluitend dossier op!

Goed werkgeverschap en de menselijke maat

Hoewel wet- en regelgeving belangrijk zijn, blijft verzuim vooral een menselijke situatie. Open en eerlijke communicatie, respectvolle begeleiding en realistische verwachtingen zorgen vaak voor een beter herstelproces. Voor kleinere bedrijven kan ondersteuning door een deskundige Arbodienst, jurist of HR-adviseur veel problemen en een eventuele loonsanctie voorkomen.

Tot slot

Verzuim vraagt in de eerste twee jaar om deskundige begeleiding, duidelijke afspraken en actieve inzet van werkgever en medewerker. Door op tijd de juiste stappen te zetten en de wettelijke verplichtingen goed te volgen, kunnen veel complicaties worden voorkomen. Als u graag meer over het onderwerp verzuim wilt weten of praktische begeleiding wilt hebben in de dagelijkse praktijk, dan kan PKM u hierbij ondersteunen. 

Ondernemerszaken

Vraag&Aanbod en specialisten van PKM geven in deze rubriek ondernemers in de maakindustrie inzicht én praktisch tips over bedrijfsvoering. Denk aan aspecten rondom kwaliteit, normering, veiligheid en duurzaamheid. Vanuit PKM adviseert en ondersteunt Helena Jorritsma metaal- en techniekbedrijven op het brede gebied van HR.

Wil je meer weten over HR binnen jouw bedrijf? Neem dan contact op met PKM via www.pkmadviesmetaal.nl