‘Wij verzorgen voor een grote woningstichting het onderhoud van huurwoningen', zegt Vincent Ruiter, controller bij Van Dijk. ‘Dat levert per week zo'n 100 tot 120 klussen op. In het hele proces vanaf het aannemen tot de factuur zaten soms wel acht momenten dat de papieren werkopdrachten of bonnen door de handen van medewerkers gingen.'

ViaData

Het leek de Van Dijk Groep praktisch om de klussen via PDA's te laten verlopen. Het bedrijf kwam in contact met ViaData die met Connect-It een oplossing bood om medewerkers aan te sturen en tegelijkertijd werkbonnen te digitaliseren. Later bleek dat een dergelijk systeem niet stand-alone moet opereren, maar geïntegreerd moet worden in het administratieve proces van Metacom afhandelen.

Metacom

Onderhoudsmedewerkers krijgen de planning via de PDA door. De uren, kilometers en verbruikte materialen worden binnen Metacom in een transactiedocument verzameld. Vervolgens maakt Metacom verzamelfacturen die met alle relevante gegevens naar de opdrachtgever worden gestuurd.

Door de integratie van de processen heeft zowel Van Dijk als de opdrachtgever snel inzicht in de status, waardoor het onderhoudsproces veel transparanter wordt. Daarnaast is een halvering van de doorlooptijd gerealiseerd en is de post onderhanden werk veel lager.

Toeleveraniers

‘In een volgende stap gaan wij ook de toeleveranciers in het proces betrekken, zegt Ruiter. ‘Daardoor kunnen we straks de factuur direct na afloop van een klus naar de opdrachtgever sturen. Daarnaast willen wij rapportages over klussen verbeteren, zodat de opdrachtgever altijd goed geïnformeerd is.'